Akta osobowe, dokumentacja i RODO

Zaświadczenie z ZUS nie wymaga pieczątki i podpisu

Od stycznia pracownicy mogą występować przez platformę eZUS o wydanie zaświadczenia o ubezpieczeniu dla celów doliczenia „nowych” okresów do stażu pracy. ZUS wydaje takie zaświadczenia bez podpisu i bez pieczątki – i w takiej formie muszą być uznane.

Czy tłumaczyć dokumenty zagraniczne potwierdzające nowe okresy wliczane do stażu?

Czy konieczne jest tłumaczenie dokumentów potwierdzających pracę za granicą w ramach np. prowadzenia własnego biura turystycznego albo zatrudnienia w zagranicznej firmie lub urzędzie?

24 miesiące na udokumentowanie „nowego” stażu – problemy z praktyki

W przypadku pracowników, którzy są zatrudnieni w dniu wejścia w życie nowych przepisów o ustalaniu długości stażu , (czyli odpowiednio: 1 stycznia 2026 r. w jednostkach publicznych i 1 maja 2026 u pozostałych pracodawców), nowe wliczane okresy takie jak praca na zlecenie czy B2B podlegają wliczeniu tylko wtedy, gdy pracownik udokumentuje je w ciągu 24 miesięcy. Czy trzeba go o tym informować? I czy musi on wykazywać np. okresy zlecenia u swojego obecnego pracodawcy?

Nowy staż potwierdzany bez zaświadczenia z ZUS?

Większość nowych okresów zaliczanych do stażu pracy (tzn. te wskazane w art. 302[1] kp) będzie dokumentowana zaświadczeniami z ZUS. Ale czy nie można udokumentować ich inaczej? A co w przypadku, gdy dany okres powinien być potwierdzany przez ZUS, ale ten nie wystawi  zaświadczenia ? Czy jest inna opcja?

Pracownik nie odpowiada. Czy wolno zadzwonić do bliskiej osoby na numer „wypadkowy”?

Załóżmy, że przy zatrudnianiu pracownik podał numer kontaktowy do osoby bliskiej, do której należy dzwonić w razie wypadku. Czy możemy wykorzystać ten numer do próby kontaktu z pracownikiem, np. gdy przestał przychodzić do pracy? Niedawno resort pracy wyraził opinię w tej sprawie.

Stare i nowe akta - czy kopiujemy dokumenty (podcast)

Może się zdarzyć, że jeden pracownik ma zarówno umowy zawarte w starym (przed 1 stycznia 2019 r.), jak i w nowym stanie prawnym. W takim przypadku przeważnie te pierwsze będą miały dawny, a te drugie - nowy okres przechowywania dokumentacji. Czyli obie dokumentacje rozdzielamy. Czy jednak kopiujemy dokumenty z jednej dokumentacji do drugiej? Wyjaśniamy to w ramach podcastu.

Co przechowujemy w dokumentacji urlopowej i na jakich zasadach?

Każdy pracodawca musi prowadzić dla każdego pracownika indywidualną dokumentację urlopową. Tak stanowi rozporządzenie. Nie precyzuje ono jednak, jakie dokumenty tam umieszczamy. Zasadniczo powinny tam trafić wnioski urlopowe. Ale czy powinny one tam trafiać także po przejściu na dokumentację elektroniczną? A jeśli wnioski są „zaszyte” w systemie?

Kiedy startują okresy przechowywania dokumentacji – wywiad wideo o nowym stanowisku

Już wiele razy pisaliśmy i opowiadaliśmy o okresach przechowywania dokumentacji (i ile te okresy obejmują). Ale jest jeszcze jeden problem: kiedy dokładnie te okresy startują. Niedawno uzyskaliśmy stanowisko resortu pracy, które to wyjaśnia. Oto wywiad wideo, w którym wyjaśniamy szczegóły.

Pracownik ma stare i nowe akta – czy musimy kopiować poszczególne dokumenty

Pisaliśmy już kilkakrotnie o przypadku, gdy pracownik ma zarówno umowy zawarte przed 1 stycznia 2019 r., jak i po tym dniu. Wówczas ma różne okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej, a więc musimy mu oddzielić dokumentację starą od nowej. Czy jednak wówczas należy kopiować jakieś dokumenty z jednej do drugiej dokumentacji? Wyjaśniamy to poniżej.

Czy dany dokument przechowuje się w aktach?

Pracodawcy często pytają, czy dany dokument umieszczamy w aktach, czy też nie (np. z racji RODO). Chodzi tu np. o dowody osobiste, prawa jazdy, kopie paszportów, dyplomów ukończenia szkół, świadectw pracy, ale też wiele innych, mniej popularnych dokumentów. Oto tabela, która podsumowuje najpopularniejsze przypadki.