Akta osobowe, dokumentacja i RODO

Co musimy wpisać w informacji o okresach przechowywania dokumentacji?

Jeśli rozstajemy się z pracownikiem, który miał przynajmniej jedną umowę mającą nowy, 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, to mamy dodatkowy obowiązek. Musimy wraz ze świadectwem pracy wręczyć pracownikowi informację o okresach przechowywania dokumentacji. Co powinno być w takiej informacji, a zwłaszcza jakie daty należy tam wskazać? Oto przykład i wzór.

Dokumentacja pracownicza sprzed i po 2019 r. - jak przechowywać (wideo)

Niedawno pojawił się interesujący problem dotyczący okresów przechowywania dokumentacji urlopowej gromadzonej przed i po 2019 roku. Okazuje się, że mogą być nie dwa ale trzy osobne stany prawne. A zatem, na jakich zasadach - i jak długo przechowywać dokumentację pracowniczą z różnych okresów? Wyjaśniamy to w ramach wywiadu wideo.

Czy możemy mieć w dokumentacji pracowniczej wydruki zeskanowanych dokumentów?

PYTANIE: Prowadzimy całą dokumentację pracowniczą w postaci papierowej. Jeśli chodzi o dokumentacje ewidencyjną czasu pracy (tj. wnioski urlopowe, na żądanie, okolicznościowe, formularze nadgodzin, wnioski o opiekę nad dzieckiem z art. 188, wniosek o wyjście prywatne), pracownik wysyła podpisane skany na wskazany przez pracodawcę adres mailowy, pracodawca drukuje je i odpowiednio archiwizuje w postaci papierowej. Czy jest to prawidłowe, jeśli przechowujemy tylko wydrukowane skany wniosków?

Kiedy startuje okres przechowywania dokumentacji z dawnych umów?

Pisaliśmy już o tym, że dawne umowy mają zasadniczo stare okresy przechowywania dokumentacji (np. 50 lat, 3 lata), a nowe mają 10-letni okres. Ale pojawiła się wątpliwość, kiedy zaczynają się dawne okresy przechowywania: od końca ostatniej ze starych, czy ostatniej z nowych umów. Niedawno rozstrzygnął to resort pracy. Wyjaśniamy to zatem na przykładach i schematach.

Umowy sprzed i po 1 stycznia 2019 r. – 3 różne zasady dotyczące dokumentacji ewidencyjnej i urlopowej

Pracownik miał dwie umowy o pracę, pierwszą od lipca 2018 r. do 30 czerwca 2020 r. i drugą na czas nieokreślony od 1 lipca 2020 roku. Jak liczyć okresy przechowywania dokumentacji ewidencyjnej i urlopowej? Przed 2019 rokiem dokumentacja ta była zbiorcza – ile czasu należy więc ją obecnie przechowywać? Czy jako 3 lata od jej wytworzenia, czy od końca zatrudnienia?

Okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej (na schematach)

Dla umów, które rozpoczęły obowiązywanie po 31 grudnia 2018 r. stosuje się zawsze 10-letni okres przechowywania zarówno akt, jak i dokumentacji ewidencyjnej czy urlopowej. Ale w przypadku umów zawartych przed 1 stycznia 2019 r. nadal obowiązują stare okresy. A jeśli pracownik ma stare i nowe umowy? W jakim odcinku będzie stary, a w jakim nowy okres przechowywania? Wyjaśniamy to za pomocą rysunków.

Co zapisać w informacji niepełnoetatowca?

W informacji o warunkach zatrudnienia musimy obecnie wskazywać m.in. normę i wymiar czasu pracy, nadgodziny, czy wymiar urlopu. Jak to prawidłowo wskazywać osobom zatrudnionym na niepełny etat? Czy trzeba wskazywać w informacji limit godzin ponadwymiarowych płatnych jak nadgodziny?

Zatrudniamy pracownika po przerwie. Czy dajemy nowy kwestionariusz i inne dokumenty?

PYTANIE: Pracownica miała pierwszą umowę o pracę, która zakończyła się w zeszłym roku. Obecnie, po 9 miesiącach przerwy zawieramy z nią nową umowę. Czy musimy od nowa pozbierać wszystkie dokumenty, np. wręczyć jej do wypełnienia nowy kwestionariusz osobowy (dla kandydata i dla pracownika), pobrać oświadczenie o zapoznaniu się z regulaminem pracy itd?