Przypomnijmy: pracownikowi przysługuje w ciągu roku kalendarzowego zwolnienie od pracy, w wymiarze 2 dni albo 16 godzin, z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika.
Wolne na „siłę wyższą” – co to są sprawy rodzinne i jak je wskazujemy we wniosku
Jak należy rozumieć „sprawy rodzinne”, które uzasadniają skorzystanie ze zwolnienia z tytułu siły wyższej? I czy należy podawać we wniosku jakiekolwiek szczegóły dotyczące wypadku czy choroby krewnego? Niedawno na ten tematy wypowiedział się resort pracy.
Aby pracownik mógł skorzystać z opisywanego zwolnienia, wszystkie te warunki muszą być spełnione łącznie (zob. opinię resortu pracy w ramce).
Zdaniem resortu pracy:
Należy także zwrócić uwagę, że przepis nie przyznaje prawa do zwolnienia we wszelkich przypadkach wystąpienia wypadku lub choroby, ale tylko wtedy, jeżeli występują one w kontekście rodzinnym oraz mają charakter pilny, a także powodują, że niezbędna jest natychmiastowa obecność pracownika, który w związku z tymi okolicznościami, nie może w danym czasie pozostawać w dyspozycji pracodawcy.
Stanowisko Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 30 stycznia 2024 r.
Jak rozumiemy „sprawy rodzinne”?
Powstało jednak pytanie, co należy rozumieć przez „sprawy rodzinne”.
Pierwszy wniosek jest taki, że nie chodzi tu o sprawy związane z samym pracownikiem – bo to są kwestie związane z nim, a nie z jego rodziną. Jeśli więc to pracownik będzie miał wypadek lub zachoruje, to nie może wziąć „na siebie” tego zwolnienia (może skorzystać ze zwolnienia lekarskiego, ewentualnie – gdy nie przysługuje mu zwolnienie – może wziąć inne „wolne” np. urlop na żądanie czy wyjście prywatne itd.).
Drugi wniosek jest taki, że spraw rodzinnych nie należy ograniczać tylko do spraw związanych z synem, córką, ojcem, matką i małżonkiem. Takie ograniczenie występuje w przypadku urlopu opiekuńczego – ale nie przy zwolnieniu z tytułu siły wyższej. W przypadku tego ostatniego, sprawy rodzinne interpretuje się szeroko – a więc mogą dotyczyć także członków dalszej rodziny, np. kuzynów itd. Potwierdził to resort pracy w niedawnym stanowisku (zob. ramka).
Zdaniem resortu pracy:
Na definicję spraw rodzinnych należy spojrzeć szeroko, bowiem nie można ustanowić zamkniętego katalogu spraw rodzinnych, do których miałby zastosowanie art. 1481 Kodeksu pracy. Sprawy rodzinne dotyczą życia prywatnego pracownika oraz całokształtu sytuacji, w której się znajduje. W związku z powyższym, warto podkreślić, że sprawa rodzinna, o której mowa wyżej, zawsze musi być pilna i spowodowana chorobą lub wypadkiem, która wymaga natychmiastowej i niezbędnej obecności pracownika.
Stanowisko Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 30 stycznia 2024 r.
Czy we wniosku podajemy jakieś szczegóły o chorobie lub wypadku?
Zapytaliśmy też resort pracy, czy we wniosku o ww. zwolnienie wystarczy gdy pracownik zapisze, że wnioskuje „o zwolnienie z powodu siły wyższej w związku z wypadkiem członka rodziny”. Czy też musi podać jakiekolwiek dalsze szczegóły dotyczące tego wypadku, czy innego zdarzenia?
Na te pytania nie uzyskaliśmy jednoznacznej odpowiedzi typu tak /nie. Niemniej jednak resort zalecił, aby ograniczać do niezbędnego podawane tu informacje. I podkreślił, żeby szczególnie uważać, na dane związane ze stanem zdrowia osoby, jako szczególnie chronione.
Dlatego ze stanowiska resortu pracy wynika, że raczej bezpieczniej jest podawać we wniosku mniej informacji. Czyli raczej wskazane wydaje się poprzestanie na samej informacji o chorobie lub wypadku członka rodziny, bez podawania dalszych szczegółów (te pracownik może – choć nie musi – podać przełożonemu np. ustnie). Choć z odpowiedzi resortu można też wysnuć wniosek, że jeśli pracodawca do udzielenia zwolnienia uzna za konieczne podanie dodatkowej informacji (np. że był to uraz ręki dziecka pracownika), to również można to uznać za dopuszczalne. Bardziej skłaniamy się jednak ku interpretacji, by tego w miarę możliwości unikać.
Przy czym pamiętajmy o tym o czym już pisaliśmy: ostatecznie pracodawca i tak nie ma żadnych narzędzi, aby zweryfikować, czy pracownik napisał we wniosku prawdę. Nie może bowiem żądać przedłożenia (nawet do wglądu) jakichkolwiek dokumentów dotyczących stanu zdrowia członka rodziny pracownika – osoby nie zatrudnionej u pracodawcy.
Zdaniem resortu pracy:
Przepis art. 1481 K.p. nie zawiera wymogu przedstawienia szczegółowych informacji na temat wypadku/zdarzenia, które uzasadniają skorzystanie z tego zwolnienia. Należy jednak pamiętać, że obowiązkiem pracownika jest poinformowanie pracodawcy o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy. (…)
Równocześnie także należy wziąć pod uwagę zasadę minimalizacji danych wyrażoną w art. 5 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016 /679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE. L Nr 119, str. 1).
Biorąc pod uwagę ww. przepis, pracodawca może przetwarzać tylko informacje zawierające dane niezbędne, adekwatne i zgodne z celem przetwarzania. W tym przypadku będą to informacje niezbędne pracodawcy w celu udzielenia pracownikowi zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika. Należy pamiętać, że zgodnie z art. 9 RODO dane o zdrowiu należą do szczególnej kategorii danych, których przetwarzanie jest dopuszczalne jedynie w wyjątkowych przypadkach.
Stanowisko Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 30 stycznia 2024 r.
art. 148[1] ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2023 r., poz. 1465).
Podobne artykuły
Zobacz również
Aktualny numer Pokaż listę wydań »
Aktualności kadrowe nr 263 - Maj 2024
Dostępny w wersji elektronicznej
Które okresy wlicza się do stażu pracy?
Zapisz się na newsletter
